Планирование проведения выставки.

Составление рабочего графика сотрудников компании

Следует разработать четкий распорядок на каждый день работы выставки. Организовать работу необходимо так, чтобы стенд работал бесперебойно, так как из-за перегруженности или же невнимательности сотрудников существует вероятность не рассмотреть во всеобщем потоке посетителей нужного клиента. Работа стендиста  очень ответственная, так как, в первую очередь, от него зависит, сможет ли он заинтересовать потенциальных клиентов или они пройдут мимо. Нужно выделить сотрудников для сбора информации и посещения семинаров.

Инструктаж сотрудников
Готовясь к выставке, не забудьте провести инструктаж сотрудников:
Тематика выставки
Перечень изделий
Цели участия
План стенда
Распорядок работы
Основные новинки
Расписание для руководства компании (в какое время кто из руководства компании будет «дежурить» на стенде)
Задачи стендистов
Формы регистрации прибывших посетителей
Модели поведения с клиентами
Учет замечаний, недоделок на стенде и др.
Закрепление экспонатов за персоналом
Представляя на выставке сложные экспонаты,  заранее позаботьтесь о том, чтобы как минимум два стендиста достаточно хорошо знали экспонат, чтобы могли, заинтересованным в нем клиентам, профессионально все рассказать о нем.  Другие стендисты будут рассказывать о данном экспонате в общих чертах:
главные характеристики
назначение
условия эксплуатации
отличия от аналогов
продажа и поставка продукции и др.
Завоз и вывоз стендового оборудования
Важным моментом в ходе подготовки к выставке считается завоз и размещение оборудования и экспозиционного материала. Заранее подготовьте документы необходимые при доставке стендового материала: письмо-заявка на выдачу пропуска на транспортные средства, разрешение на провоз или же вывоз экспозиций. Письмо, как правило, направляется фирме, организующей выставку с приложением перечня вводимых экспонатов и другого оборудования. Уточните у организаторов выставки, за сколько дней до ее открытия можно начать ввозить груз и сколько времени отводится на вывоз его после окончания выставки. Зная точные сроки, отведенные на подготовку стенда, можно избежать каких-либо недоразумений и разработать четкий график работ.
Организация переговоров
Заключение договоров
Продажа продукции
На стенде можно организовать личную продажу (предлагаемые изделия можно продавать как со скидкой, так и с бесплатной установкой). Также можно проводить лотереи, раздавать сувениры с логотипом компании, листовки с расценками товара и контактными телефонами и демо-версий изделия, стимулирующие, их сбыт.
Организация учета тех посетителей, которые заинтересованы в данной продукции
Целесообразно вести учет  потенциальных партнеров, заинтересованных в данном экспонате. Для учета используйте анкету, в которой включены такие важные пункты как:
организация
адрес
телефон или факс
данные: фамилия, имя, отчество
сфера деятельности
дополнительная информация, где следует отметить, с кем он разговаривал, степень его заинтересованности, пожелания и приоритет контакта.
Проведение работ после того, как выставка будет окончена
Регистрация покупателей, а также посетителей выставки, которые проявили интерес к данной продукции
После окончания выставки всегда составляется SUM-UP — финальный обзор, в нем указываются следующие данные:
Общее количество посетителей выставки
Количество посетителей, заинтересовавшихся данным стендом
Количество анкет, заполненных посетителями
Количество розданных печатных материалов.
Как правило, в SUM-UP все данные фиксируются в таблице, которая представлена в данном документе.
Подведение окончательных итогов (как доходов, так и понесенных затрат)
Коммерческие доходы, полученные от выставки, зависят от того сколько договоров удалось заключить на продажу или же поставку товара. Если заключение договоров не входило в планы, то проанализировать успех можно по количеству посетителей стенда.
Анализ оригинальных решений и разбор ошибок, имеющих место, как при планировании, так и при строительстве стенда
После того, как выставка будет окончена, следует составить записку с отображением в ней возникших проблем в ходе подготовки выставки, также необходимо указать пути их решения и сделать выводы, чтобы избежать таких ошибок в дальнейшем. При обобщении результатов стоит отметить все плюсы и минусы данной выставки, а также важно выяснить и понять слабые места. Только разобрав всю проведенную работу по частям, можно извлечь для себя полезные уроки, которые пригодятся в будущем. 

© 2008 «Промокна». Копирование информации с сайта запрещено.
Электропочта: admin@promokna.ru

студия Клик — создание сайтов