Планирование проведения выставки.

Инструктаж сотрудников

Готовясь к выставке, не забудьте провести инструктаж сотрудников:

• Тематика выставки

• Перечень изделий

• Цели участия

• План стенда

• Распорядок работы

• Основные новинки

• Расписание для руководства компании (в какое время кто из руководства компании будет «дежурить» на стенде)

• Задачи стендистов

• Формы регистрации прибывших посетителей

• Модели поведения с клиентами

• Учет замечаний, недоделок на стенде и др.

Закрепление экспонатов за персоналом

Представляя на выставке сложные экспонаты,  заранее позаботьтесь о том, чтобы как минимум два стендиста достаточно хорошо знали экспонат, чтобы могли, заинтересованным в нем клиентам, профессионально все рассказать о нем.  Другие стендисты будут рассказывать о данном экспонате в общих чертах:

• главные характеристики

• назначение

• условия эксплуатации

• отличия от аналогов

• продажа и поставка продукции и др.

Завоз и вывоз стендового оборудования

Важным моментом в ходе подготовки к выставке считается завоз и размещение оборудования и экспозиционного материала. Заранее подготовьте документы необходимые при доставке стендового материала: письмо-заявка на выдачу пропуска на транспортные средства, разрешение на провоз или же вывоз экспозиций. Письмо, как правило, направляется фирме, организующей выставку с приложением перечня вводимых экспонатов и другого оборудования. Уточните у организаторов выставки, за сколько дней до ее открытия можно начать ввозить груз и сколько времени отводится на вывоз его после окончания выставки. Зная точные сроки, отведенные на подготовку стенда, можно избежать каких-либо недоразумений и разработать четкий график работ.

Организация переговоров

Заключение договоров

Продажа продукции

На стенде можно организовать личную продажу (предлагаемые изделия можно продавать как со скидкой, так и с бесплатной установкой). Также можно проводить лотереи, раздавать сувениры с логотипом компании, листовки с расценками товара и контактными телефонами и демо-версий изделия, стимулирующие, их сбыт.

Организация учета тех посетителей, которые заинтересованы в данной продукции

Целесообразно вести учет  потенциальных партнеров, заинтересованных в данном экспонате. Для учета используйте анкету, в которой включены такие важные пункты как:

• организация

• адрес

• телефон или факс

• данные: фамилия, имя, отчество

• сфера деятельности

• дополнительная информация, где следует отметить, с кем он разговаривал, степень его заинтересованности, пожелания и приоритет контакта.

Проведение работ после того, как выставка будет окончена

Регистрация покупателей, а также посетителей выставки, которые проявили интерес к данной продукции

После окончания выставки всегда составляется SUM-UP — финальный обзор, в нем указываются следующие данные:

Общее количество посетителей выставки

Количество посетителей, заинтересовавшихся данным стендом

Количество анкет, заполненных посетителями

Количество розданных печатных материалов.

Как правило, в SUM-UP все данные фиксируются в таблице, которая представлена в данном документе.

Подведение окончательных итогов (как доходов, так и понесенных затрат)

Коммерческие доходы, полученные от выставки, зависят от того сколько договоров удалось заключить на продажу или же поставку товара. Если заключение договоров не входило в планы, то проанализировать успех можно по количеству посетителей стенда.

Анализ оригинальных решений и разбор ошибок, имеющих место, как при планировании, так и при строительстве стенда

После того, как выставка будет окончена, следует составить записку с отображением в ней возникших проблем в ходе подготовки выставки, также необходимо указать пути их решения и сделать выводы, чтобы избежать таких ошибок в дальнейшем. При обобщении результатов стоит отметить все плюсы и минусы данной выставки, а также важно выяснить и понять слабые места. Только разобрав всю проведенную работу по частям, можно извлечь для себя полезные уроки, которые пригодятся в будущем.